Internes Kontrollsystem einführen

Zahlen müssen stimmen, auch wenn im Prüfungsfall niemand Zeit hat, sie zu erklären.

In den meisten mittelständischen Unternehmen laufen 60 bis 80% der nötigen Kontrollen längst. Sie werden ausgeführt, aber nicht festgehalten, nicht zugeordnet und nicht belegt.

Zum Problem wird das erst im Ernstfall: Eine Prüfung verlangt einen Nachweis, den es nicht gibt, oder eine Schlüsselperson geht und nimmt ihr Wissen mit.

Viele mittelständische Unternehmen befürchten, ein internes Kontrollsystem bedeute vor allem Bürokratie.

Wir machen vorhandene Kontrollen sichtbar und stärken dort, wo echtes Risiko besteht. Jede Kontrolle bekommt eine klare Verantwortung, einen festen Rhythmus und einen Nachweis. Eingeführt werden nur Kontrollen, die ein reales Risiko abdecken, und alles wird in einem Register geführt statt in parallelen Excel-Listen.

Das Ergebnis: Das Unternehmen ist auf Prüfer, Banken und Gesellschafter vorbereitet und läuft auch dann stabil, wenn einzelne Schlüsselpersonen das Unternehmen verlassen. Fehler fallen früh auf und können unproblematisch behoben werden.

“Ein IKS verhindert nicht jeden Fehler. Es macht ihn früh sichtbar.”

Unser Vorgehen

Ein internes Kontrollsystem entsteht nicht auf dem Papier, sondern im Zusammenspiel mit den Menschen und Prozessen im Unternehmen. Wir bauen es so auf, dass es im Alltag funktioniert und im Prüfungsfall standhält.

Vorhandene Kontrollen bleiben erhalten, werden klar zugeordnet und mit Nachweisen belegt. Neues kommt nur dort hinzu, wo ein reales Risiko besteht.

So entsteht ein System mit eindeutig geregelter Verantwortung, abrufbaren Nachweisen und einem Aufwand, der zum Unternehmen passt.

Erstgespräch buchen

Wir klären Umfang, Systeme und Ziele und verschaffen uns einen ersten Überblick über Prozesse und Risiken.
Wir werten Dokumente aus, sprechen mit den Prozessverantwortlichen und prüfen Abläufe am Live-System. Vorhandene Kontrollen werden sichtbar gemacht, bevor etwas Neues entsteht.
Wir bewerten Risiken und bestimmen die Schlüsselkontrollen. Priorität hat, was Risiko und Aufwand im besten Verhältnis zueinander bringt.
Kontrollen werden geschärft und im Register geführt, mit klarer Verantwortung, Frequenz und Nachweis. Die Verantwortlichen werden geschult.
Wir legen Review-Zyklen und Änderungsauslöser fest. Der erste Kontrolltest folgt nach drei bis sechs Monaten, danach jährlich mit Jahresbericht. Tests führt nie der Kontrollverantwortliche selbst durch.