Verfahrensdokumentation als Kanzleileistung einführen
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung haben sich in den letzten Jahren deutlich verschärft. Mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) stellt die Finanzverwaltung klare Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Prozessen und Daten.
Unternehmen sind verpflichtet, ihre steuerlich relevanten Abläufe so zu dokumentieren, dass ein sachverständiger Dritter diese jederzeit verstehen und prüfen kann.
In der Praxis bedeutet das:
Eine aktuelle und vollständige Verfahrensdokumentation ist keine Option – sondern eine zwingende Voraussetzung für steuerliche Ordnungsmäßigkeit.
Fehlt diese oder ist sie unzureichend, drohen:
Hinzuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen
formelle Mängel in der Buchführung
erhebliche Diskussionen mit der Finanzverwaltung
Kurz gesagt:
Ohne Verfahrensdokumentation ist auch eine inhaltlich korrekte Buchführung angreifbar.
„Wir helfen Ihrer Kanzlei, nicht nur die Zahlen, sondern auch die Abläufe dahinter im Blick zu behalten – damit bei einer Prüfung nachvollziehbar ist, wie Belege und Daten Ihrer Mandanten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden; einfache Fälle setzt Ihr Team selbst um, komplexe übernehmen wir gerne für Sie.“
– Torsten Busse-Stein
Unsere
Vorgehensweisen
Wir erstellen Verfahrensdokumentationen nicht als theoretische Beschreibung – sondern auf Basis Ihrer tatsächlich gelebten Prozesse.
Unser Fokus:
vollständige Abbildung aller steuerlich relevanten Abläufe
klare Darstellung von Systemen, Schnittstellen und Datenflüssen
Integration von Verantwortlichkeiten und Kontrollen
Verknüpfung mit bestehenden Prozessen und Systemen
Ziel ist eine Dokumentation, die:
den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht
im Prüfungsfall Bestand hat
und im Unternehmen tatsächlich verstanden wird.
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Wir verstehen, wie Ihre Buchführung tatsächlich funktioniert
Wir erfassen alle relevanten Prozesse im Rechnungswesen – von der Belegentstehung über die Verarbeitung bis zur Archivierung. Dabei betrachten wir Systeme, Schnittstellen und manuelle Tätigkeiten.
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Wir machen GoBD-relevante Lücken sichtbar
Wir prüfen, inwieweit die bestehenden Prozesse den GoBD-Anforderungen entsprechen und identifizieren Schwachstellen, z. B. in Bezug auf Dokumentation, Nachvollziehbarkeit oder Datenintegrität.
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Wir schaffen eine klare und prüfungssichere Struktur
Die Dokumentation wird entlang der GoBD-Anforderungen aufgebaut und umfasst typischerweise:
allgemeine Beschreibung
Anwenderdokumentation
technische Systemdokumentation
Betriebsdokumentation
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Wir machen Abläufe nachvollziehbar und prüfbar
Alle relevanten Prozesse werden strukturiert beschrieben – inklusive:
Prozessschritte
beteiligte Systeme
Schnittstellen
Datenflüsse
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Wir verankern Ordnungsmäßigkeit im Prozess
Wir dokumentieren, welche Kontrollen zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit bestehen und wer für welche Schritte verantwortlich ist.
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Wir stellen Konsistenz und Akzeptanz sicher
Die Dokumentation wird mit den relevanten Fachbereichen abgestimmt und finalisiert. Ziel ist eine konsistente und im Unternehmen akzeptierte Beschreibung.
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Wir machen die Dokumentation dauerhaft nutzbar
Wir definieren, wie die Verfahrensdokumentation künftig gepflegt und aktualisiert wird, z. B. bei Systemänderungen oder Prozessanpassungen.
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