Für viele Unternehmen mag die Einführung der E-Rechnung zunächst wie eine weitere Hürde erscheinen, die sie bewältigen müssen. Doch hinter dieser Herausforderung verbirgt sich auch eine große Chance, Prozesse zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung erfüllt ein im Koalitionsvertrag 2021 formuliertes Ziel der Ampel-Regierung und bereitet den Weg für ein voraussichtlich ab 2028-2030 unionsrechtlich zwingendes transaktionsbezogenes Meldesystem. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, warum die E-Rechnung mehr ist als nur eine regulatorische Pflicht, welche Potenziale sie bietet und welche Risiken dabei zu beachten sind.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das in einem Format wie XML vorliegt und die automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie entspricht der Norm EN 16931, die von der Europäischen Union festgelegt wurde. Im Gegensatz zu unstrukturierten PDF-Rechnungen, die manuelle Verarbeitung erfordern, enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.
Chancen der E-Rechnung: Effizienz, Schnelligkeit und Nachhaltigkeit
Ein zentraler Vorteil der E-Rechnung ist der signifikante Effizienzgewinn. Durch die
Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsprozesses werden manuelle Schritte reduziert, was Zeit und Kosten spart. Unternehmen können so Ressourcen für wertschöpfendere Tätigkeiten freisetzen. Ein weiterer Vorteil: Die Automatisierung minimiert Fehler, was die Qualität und Verlässlichkeit der Rechnungen deutlich erhöht.
Die schnellere Zahlungsabwicklung ist ein weiterer Pluspunkt. Elektronische Rechnungen werden schneller verarbeitet, was den Cashflow positiv beeinflusst und die Liquidität des Unternehmens verbessert – ein wesentlicher Vorteil im Wettbewerb.
Auch aus Nachhaltigkeitsperspektive ist die Umstellung auf die E-Rechnung sinnvoll, da sie den Papierverbrauch erheblich reduziert und zu einer umweltfreundlicheren Geschäftspraxis beiträgt. Dies kann auch das Image eines Unternehmens positiv beeinflussen.
Nicht zuletzt sorgt die gesetzliche Umsetzung der E-Rechnung im Wachstumschancengesetz dafür, dass Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite sind. Wer auf die elektronische Rechnung umstellt, vermeidet mögliche Strafen und Komplikationen und erfüllt gleichzeitig eine EU-Verpflichtung, ein umfassendes Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze im B2B-Bereich einzuführen.
Risiken der E-Rechnung: IT-Infrastruktur, Datensicherheit und rechtliche Anforderungen
Trotz der vielen Vorteile bringt die E-Rechnung auch einige Risiken mit sich. Eine der größten Herausforderungen ist die Implementierung und Wartung der notwendigen IT-Infrastruktur. Insbesondere kleinere Unternehmen könnten hier auf finanzielle und organisatorische Hürden stoßen. Zudem sind Datenschutz und Datensicherheit entscheidende Themen. Die Digitalisierung erhöht das Risiko für Cyberangriffe, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Finanzdaten ausreichend geschützt sind.
Ein weiterer Risikofaktor ist die Abhängigkeit von digitalen Systemen. Systemausfälle oder Störungen können den gesamten Rechnungsprozess unterbrechen und im schlimmsten Fall zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Daher sind Backup-Systeme und Notfallpläne für Unternehmen unerlässlich.
Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen stellen eine Herausforderung dar. Je nach Region können die Anforderungen an E-Rechnungen variieren. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen, was oft eine enge Zusammenarbeit mit rechtlichen Beratern und IT-Experten erfordert.
Übergangsregelungen und zukünftige Entwicklungen
Um den Wechsel zur E-Rechnung zu erleichtern, gibt es Übergangsregelungen, die Unternehmen Zeit geben, ihre Prozesse anzupassen. Der Übergangszeitraum erlaubt weiterhin die Nutzung von Papier- und PDF-Rechnungen, und der Rechnungsempfänger kann auf die korrekte Anwendung der Übergangsregelung vertrauen.
Die Europäische Kommission plant im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ die Einführung eines transaktionsbezogenen Meldesystems. Dieses soll die bisherige Zusammenfassende Meldung ersetzen und die Verpflichtung zur E-Rechnung für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmern (B2B) einführen. Sammelrechnungen und spätere Rechnungsstellungen nach Leistungserbringung könnten in diesem Zusammenhang abgeschafft werden, was derzeit kontrovers diskutiert wird.
Welche Schritte sollten Unternehmen jetzt unternehmen?
Zunächst empfiehlt es sich, eine Bestandsaufnahme des aktuellen Digitalisierungsgrades im Unternehmen vorzunehmen. Werden Rechnungen noch in Papierform erstellt, oder existiert bereits eine digitale Rechnungsstellung inklusive zugehöriger Prozesse? Diese Selbsteinschätzung ist der erste Schritt zur erfolgreichen Implementierung der E-Rechnung.
Wichtig zu beachten ist, dass eine E-Rechnung in der Regel nicht ohne weiteres lesbar ist, da sie als strukturierter XML-Datensatz vorliegt. Um sie lesbar zu machen, sind Visualisierungsprogramme erforderlich.
Die E-Rechnung muss zudem gemäß den GoBD-Vorgaben verarbeitet und archiviert werden. Sollte ein Unternehmen nicht in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen, könnte dies den Vorsteuerabzug gefährden.
Fazit: Abwägung von Chancen und Risiken der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile – von Effizienzgewinnen über schnellere Zahlungsabwicklung bis hin zu ökologischen Aspekten. Doch wie bei jeder technologischen Neuerung gibt es auch hier Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Eine sorgfältige Abwägung der Chancen und Risiken ist entscheidend, um die richtige strategische Entscheidung zu treffen. Mit guter Planung und Vorbereitung kann die E-Rechnung jedoch ein wertvolles Instrument sein, um im Wettbewerb erfolgreich zu bleiben und langfristig zu profitieren. Du willst mehr darüber erfahren, wie du die Veränderung als Chance nutzen kannst? Klicke unten und buche dir ein Erstgespräch bei einem unserer Experten!